تصاویر دلپســــــند از ایشواریا رای

برای دیدن کامل عکس روی آن کلیک نماید.

آموزش منجمنت بخش اول مفاهیم کفایت وموثریت در پروسه اداری

مفاهیم کفایت وموثریت در پروسه اداری کفایت موثریت در معنی لغوی از هم بسیار فرق دارند اما در اصطلاح عام یکی را در بدل دیگر استعمال می نمایند اما در علوم اداره فرق و باریکی بین این دو موجود است و ضرور است تا مفاهیم هر دو را بدانیم. کفایت :Efficiency : کفایت در لغت به معنی بس بودن کافی بودن بس شدن است در زبان عام کفایت مفهوم اهمیت صلاحیت مهارت و قابلیت را افاده میکند. کفایت عبارت از استفاده اعظمی و نهائی از وسایل و منابع مربوط غرض رسیدن به اهداف میباشد. ویا کوتاه ترین راه رسیدن به هدف عبارت از کفایت است. ویا به صورت مشخص نسبتی است بین کار مفید اجرا شده از یک طرف و سر جمع انرژی که در اجرای آن به مصرف رسیده از طرف دیگر. درعلم اقتصادکفایت نسبت بین مصرف و محصول مساعی و نتائج و مصرف و عاید که از آن بدست می آید افاده می کند . بیستر ایف یکی از نویسندهگان مشهور این طور استدلال نموده که عمل کرد یک مدیر را بر حسب دو مفهوم میتوان سنجید (موثریت و کفایت )و کفایت را این طور تعریف مینماید ( انجام دادن کار صحیح است )ویا کفایت عبارت از قابلیت انجام کار به شکل درست آن است . یک مدیر با کفایت کسی است که محصول یا نتیجه بدست می آورد آن محصول که متناسب به مواد مصرفی ( کارگر ، مواد و..... ) ایکه جهت رسیدن به هدف مورد استفاده قرار گرفته است مدیرئی که قیمت منابع مصرفی را کاهش داده بتوانند آنها میتوانند اهداف عمل کرد های خود را به طور با کفایت حاصل نمایند . اما برای با کفایت بودن یک مدیر صرف این که کارمندان را به مصرف کم مصروف کار سازند کافی نبوده بخاطر یکه کارمندان منبع عمده تمام ادارات را تشکیل میدهد . با کفایت بودن میتواند مفهوم انکشاف و افزایش مهارت کارمندان که کار می کنند نیز ارائه کند. اصطلاح کفایت در علم اداره به عین صورت مستعمل (قابل کار برد ) است که کفایت تناسب بین هدف معین و نتیجه ئی که واقعآ از آن بدست آمده را افاده می کند که بعضی از علما کفایت را به سه دسته تقسیم نموده اند. 1- کفایت انجینری و جسمی: 2- کفایت پولی یا تجارتی : 3- کفایت بشری یا اجتماعی : 1- کفایت انجینری و جسمی : عبارت از رابطه بین مقادیر مصرف شده و تولید سر و کار دارد.( نسبت بین مواد مصرف شده تولید میباشد) 2- کفایت پولی یا تجارتی : عبارت از رابطه مقدار پول مصرف شده و عاید بدست آمده است .(نسبت بین مصرف و حاصل را بیان می دارد ) 3- کفایت بشری یا اجتماعی : عبارت از رابطه بین قیمت که انسان محتمل پرداخت آن میشود و قناعت و مفاد یکه از آن بدست میاورد میباشد گرچه در اداره عامه با صرفه جوئی مترادف دانسته نه میشود اما در یک اداره با کفایت مصارف یکی از مهم ترین عامل آن به حساب میرود که بهتر ساختن طرزالعمل و طرق اجراات یکی ا ز طریقه های بهبود دادن فعالیت های عملیاتی است.یعنی اجرای کار با مصرف کم و صرفه جوئی مشخصه یک اداره سالم است بلاخره گفته میتوانیم که کفایت عبارت از استفاده اعظمی و نهائی از وسایل و منابع محدود که غرض نیل به اهداف عالی که حکومت به دست رس اداره قرا ر میدهد میباشد. موثریت Affectivity : موثریت در لغت به معنی مفید بودن ، بهره مند بودن ، حاصل مند بودن یا حاصل داشتن است موثریت را میتوان به حیث اندازه نیل به رفع نیازمندی های یک کار یا مقام تعریف کرد که سر کار آن با محصول است نه به مصرف . ویا موثریت عبارت از(انجام دادن صحیح کار است ) که موثریت را میتوان به سه نوع ذیل تقسیم نمود. 1- موثریت شخصی 2- موثریت ظاهری 3- موثریت اداری 1- موثریت شخصی : عبارت از آن است که کارمند نسبت به اهداف اداره توجه بیشتر به اهداف شخصی خود دارد. مثلآ متوجه ترفیع و پیشرفت خود ش بوده و در این مورد نسبت به رفع نیازمندی های محصول کار یا مقام اش موثریت بیشتر نشان نه میدهد که گفته میشود وی به موثریت شخصی توجه بیشتر دارد. 2- موثریت ظاهری : بعضی از کارمندان ظاهرآ موثر معلوم میشوند. Ø به وقت بالای وظیفه حاضر میگردند. Ø حاضر جواب و خوش صحبت هستند. Ø روابط انسانی خوب دارند. Ø میز ودفاتر شان پاک و منظم است. درحالیکه صفات فوق به کفایت و موثریت کمک می نماید اما سلوک وکار یک کارمند باید از نگاه موثریت ارزیابی گردد. 3- موثریت اداری : این که درجه نیل آمررا به رفع نیازمندی های محصول ، مقام ، پست یا چوکی اش نشان میدهد این کار آمر است که موثر باشد و کاری که انجام میدهد موثریت داشته باشد موثریت از نگاه محصول تعریف میشود یعنی نتیجه ئی را که کسب می نماید یا حاصلی را که بدست میاورد میباشد نه کاری را که اجرا می نماید. فرق بین موثریت و کفایت کفایت عبارت از رسیدن به هدف در مقابل فعالیت با در نظرداشت حد اقل مصرف است . درحالیکه موثریت عبارت از محصول ( نتیجه ) دارای کیفیت و جنسیت خوب است با در نظرداشت حد اقل مصرف به طور مثال در یک پروژه به تعداد (200) نفر کارمند تربیه شده که برای تربیه هر گروپ مبلغ (1000) دالربه مصرف رسیده در مقایسه به یک پروژه دیگر به عین مصرف(100) کارمند تربیه شده در این حالت مشاهده میشود که کار پروژه اولی موثرتر است. موثریت عبارت است از قابلیت انتخاب اهداف مناسب میباشد و یک مدیر خوب کسی است که اهداف صحیح را برای انجام دادن انتخاب می نماید . مدیر یکه اهداف نا مناسب را انتخاب می نماید . مثلآ برای انجام دادن انتخاب بوت که دارای یک شکل خاص است اقدام به تولید میکند در حالیکه به رنگ آن توجه نکرده بوت را به رنگ سرخ تولید نموده است که تاثیر چندانی در بازار ندارد اگر رنگ بوت سیاه می بود در این صورت تاثیر زیادی در بازار میداشت یعنی موثریت اش زیاد تر می بود. ( در راه صحیح قرار گرفتن برای اجرای کاری عبارت از کفایت است و کار را صحیح انجام دادن موثریت است ) ویا اگر ما دو پروژه تربیوی داشته باشیم که یکی آن ( %90 ) از فارغین خود را استخدام نماید به مقایسه پروژه دیگر که (%40 ) از فارغین خود را استخدام می کند که پروژه اولی موثرتر خواهد بود . مدیر مسول برقرار ساختن توازن بین موثریت و کفایت است . از یک طرف مدیران باید موثریت داشته باشند تا کار را صحیح انجام بدهند و از جانب دیگر باید جلوگیری از مصارف اضافی نموده و منابع را حفظ کنند. کار موثر چیست ؟ زمانیکه یک کارمند می خواهد که کار موثر را انجام دهد باید نکات ذیل را در نظر داشته باشد. Ø کار ها را به درستی انجام دادن . Ø پرابلم ها را حل کردن . Ø منابع مالی را حفظ کردن . Ø از مصارف اضافی کاستن . Ø راه ها و طریقه های ابتکار را پیدا نمودن . Ø نتیجه ئی از کار انجام شده گرفتن. Ø بر منفعیت افزودن است. 1- تنظیم وقت برای کار موثر : در قدم اول وقت را تشخیص و از مصرف وقت آگاهی داشته باشد یعنی بداند که وقت چی ارزش دارد و چگونه مصرف یا استفاده گردد. Ø روزنامه یعنی تقسیم بندی روزانه به وظایف داشته باشد ( پلان کاری روزانه ) Ø آنچه را که سبب ضیاع وقت میگردد باید راه های از بین بردن آنرا دریافت نماید. Ø تفویض صلاحیت نماید. Ø تقدم و تاخیر کار ها را به اساس اهمیت هر یک تعین کند. 2- تمرکز وتوجه به سهم و معاونت در کار : مساعی خویش را به عوض کار به نتائج آن وفق دهید فعالیت های خود را به این سوال که چی نتائجی از شما متوقع است آغاز کنید ونه این که چی کار را باید انجام دهید محض به اجرای این که کاری که به شما اعتماد شده قانع نبوده و در آن تنوعی را دریافت کرده آنرا بهتر تر سازید. 3- به قدرت عمل ابتکار کنید نه به ضعف : Ø قدرت خود شما ، قدرت آمرین ، همکاران و زیر دستان Ø به نکات ضعف یعنی آنچه که شما انجام داده نمی توانید اتکا نه کنید. Ø اداره موثر آن است که در آن اشخاص عادی به انجام کار های فوق العاده توفیق می یابد 4- قوای خود را به چند ساحه عمده تمرکز دهید : ساحه های که در آن اجراات برجسته وجود دارد از حیث اهمیت آنها را ترتیب نموده و کار مهم تر را در اولویت قرار داده اولتر انجام دهید به همین ترتیب کار های که در کتگوری دوم قرار دارد دوم اجرا و تا آخر.......... 5- تصامیم موثر اتخاذ نمائید : یک تصمیم موثر همیشه قضاوتی است که بر افکار مختلف متکی باشد به سرعت تصمیم گرفتن منجر به اتخاذ تصمیم غلط میشود. تصمیم دقیق ، اساسی و موثر را انتخاب و اتخاذ کنید تا کار موثر را انجام دهید. 6- چگونه میتوان در کار موثر واقع شد : داشتن آرزو شدید موثر واقع در کار طوری است که از تمام امکانات دست داشته استفاده اعظمی نمائید . معیار هائی برای موثریت تعین کنید طرح پلان موثر و تطبیق آن همچنان وقت خود را دقیق تنظیم نمائید به سوی پیشرفت توجه داشته باشید و پیش بینی هائی در کار مد نظر بگیرید. مدیر ( منیجر ) کیست و چی باید بکند : هر منیجر از منیجر ساده گرفته تا یک منیجر دانشگاه و اداره بزرگ وظیفه دارد که اداره خود را به سوی وظایف اساسی آن سوق دهد که وظایف منیجر قرار ذیل است. 1- منیجر با مردم و از طریق آنها کار میکند که مردم تنها مفهوم اعضای اداره را ندارد بلکه شامل دیگر منیجران اشخاص اداره مثل مشتریان نماینده اتحادیه ها ، مراجعین و غیره را در بر میگیرد. 2- منیجر مسول اجرای وظایف به قسم موفقانه باید باشد که چطور وظایف خود را موفقانه به انجام رساند و یک توازن را بین اهداف نهائی و قبلی برقرار کند . باید تشخیص نماید که کدام وظیفه را به کدام کارمند که توان مندی اجرای آنرا دارد بسپارد. 3- منیجر باید کشمکش ها را بین کارمندان و ضروریات اداره را رفع کرده بتواند. 4- منیجران باید با دقت و مو شگافانه باید کار کرده بتوانند. 5- منیجر باید به حیث کنترول کننده عمل کرده بتواند. 6- منیجر باید سیاست مدار باشد به این معنی که ارتباطات را مستحکم سازد تا به اهداف نهائی برسد. 7- منیجر باید دیپلومات باشد. روش های اداری یک مدیر روش های مختلف را برای انجام اهداف نهائی در اداره به کار میبرد و توانائی انجام همین کار های مناسب مربوط یک منیجر لایق و با سیاست میباشد بعضی از روش های اداری و منجمنت قرار ذیل است. 1- منجمنت با هدف : این منیجر کار خود را با دقت پلان نموده و با اهداف معقول و سنجیده شده کار می نمائید. 2- منجمنت با مباحثه : این منیجر خوش دارد که فعالیت ها و کار های اداره خود را با مباحثه به پیش برده نظریات کارمندان را اخذ و بعد از آن تصمیم میگیرد که به صورت عموم یک منیجر خوب باشد. 3- منجمنت با سهل انگاری : این منیجر با کارمندان خود مانند سمارق برخورد میکند یعنی آنها را در تاریکی نگاه میدارد و در باره هیچ چیز معلومات نمی دهد از کارمندان خود میترسد و در مورد پیشرفت خود شک و تردید دارد. 4- منجمنت اغفال ( غافل ) کننده : این منیجر چال باز میباشد هیچ کس در باره اهداف او نمی فهمد و تنها در مورد پیشرفت کار خود فکر می کند. 5- منجمنت با جبر یا زور : این منیجر دیکتاتور است و اداره خود را به قسم نظامی پیش برده و اجازه سوال را نمی دهد. 6- منجمنت با اجتماع : این منیجر از اخذ تصمیم می ترسد میتنگ هائی را دایر می کند تا تصمیم را به شکل گروپی بگیرد اما بدون نتیجه می ماند و بخاطر از دست دادن وظیفه خود می ترسد و آرزو دارد تا خطرات اداری را با اعضای اداره خود تقسیم کند. تنظیم پلان از جمله وظایف اولیه اداره مهم تر از همه ترتیب پلان است پلان به حیث پروسه مهم آماده کردن تغیرات و موضاعات نامعلوم آینده توسط عمل کرد میباشد و راه را به سوی وظایف منجمنت باز کرده و منحیث یک پل بین آینده و حال عمل می کند. منابع محدود شده : منابع محدود شده امروزبسیار مهم شناخته شده زیرا یک فکتوربسیار بزرگ در زنده گی ما است که موضوعات آینده از طریق آن حل گردد. محیط یا ما حول نامساعد : همین طوریکه در زنده گی روزمره با بسیاری چیز های نا مساعد برخورد میکنیم اکثر ادارات به همین شرایط نا مناسب مواجه میشوند که مجبور اند توسط پلان منظم این مشکلات را رفع نمائید. نقش اهداف در تنظیم پلان : مواد مورد استفاده برای منیجران هدف را نشان میدهد که توسط آن پیش رفته می توانند یک هدف قسمت عمومی و مورد توجه کار میباشد برای منیجر مهم ترین چیز داشتن هدف درست و انتخاب موضوعات مناسب میباشد . و بسیار مشکل است برای یک اداره یا فرد مشخص که بدون موضوعات مناسب تحلیل شده پلان درست را ایجاد نمائید . برای منیجر فعلی و آینده ضروری است تا موضوعات را خوب بنویسد و ارزش آنها را درک کرده و بدانند که چگونه این موضوعات مانند یک انجینر به نتیجه درست برسد ارتباط دهد. نوشتن موضوعات خوب : ساختمان یک موضوع تا جائیکه ممکن است مربوط به کیفیت اندازه ساختمان و طرز تحلیل آنها می باشد که منتج به یک هدف معین و خواسته شده گرددو باید در یک وقت معینه به انجام برسد . یک موضوع خوب باید موضوعات نهائی را به درستی توضیح کرده و به انجام رسانیده بتواند و قرار ذیل می توانیم قضاوت کنیم که موضوع ما تا چی حد خوب نوشته شده است . 1- آیا این موضوعات واقعآ نتیجه دلخواه را به ما میدهد. 2- آیا این موضوعات نتیجه را به ما واضیح ساخته و به انجام میرساند. 3- آیا نتیجه مطلوب قابل اندازه میباشد. همچنان چار خاصیت اساسی پلان ساختن قرار ذیل میباشد. 1- پلان باید نتیجه دلخواه آینده را احاطه نماید. 2- شامل فعالیت ها باشد. 3- باید یک دیپارتمنت و یا اداره مشخص فعالیت ها را تعین کند. 4- یک تایم یا وقت مشخص باید برای آن قید شود. مراحل پلان گذاری از قسمت بالای اداره شروع میشود قسمیکه منیجر باید به آن شکل رسمی داده مقصد اداره و اهداف آن را به قسم پالیسی عمده خود توضیح کند. مراحل پلان تطبق پلان از خود مرحله بندی دارد که باید به آن توجه جدی صورت گیرد. 1- آگاهی از امکانات یا بازاریابی: A. رقابت (باید دیده شود که در بازار رقابت کم است یا زیاد ) B. خواست مشترک . C. توان مندی مادی و معنوی. D. نکات ضعف از نظر مادی و معنوی . 2- تعین اهداف و مقاصد : کجا میخواهیم باشیم چی میخواهیم و چه وقت می خواهیم 3- محیط داخلی و خارجی : محیط داخلی یعنی پرسونل موسسه (نظام ، صداقت ، صمیمیت ، واقع بینی و عدالت ) محیط خارجی یعنی دونر ( کمک کننده ) مشاور ، ملاقات کننده گان خارجی ، دولت موسسات هم مسلک وغیر مسلکی 4- جاگزین کردن : یعنی یک فرد را به جای فرد دیگر ویا یک جنس را به جای جنس دیگر قرار دادن به مفهوم تغیر در پلان کار. 5- مقایسه تعویض کارها یا مقاصد : در کدام آن چانس بیشتر است که به قیمت کم تر وارزش بالاتر به هدف برسیم. 6- انتخاب تعویض : فعالیت خوب ویا کار خوب ، شخص فعال ویا مواد بهتر را انتخاب می نمائیم. 7- پلان کمکی یا حمایتی ( تجهیزات ) : A. خریداری سامان آلات . B. خریداری مواد. C. انکشاف یک تولید جدید . D. استخدام و آموزش پرسونل . 8- تعین کردن بودیجه و تخصیص : انکشاف بعضی از تخصیصات برای خریداری بعضی وسایل ضروری مانند اجناس مواد ، سامان آلات ، موتر ، کرایه خانه ، معاش پرسونل وغیره. امنیت Security امنیت در قسمت کارمندان یک اداره بخاطر حفاظت وجود شان ، اسباب مورد ضرورت شان و بیمه زندگی شان رول مهم دارد. 1- ضروریات اجتماعی و باهمی : چون انسان موجود اجتماعی است تمایل به زندگی جمعی دارد و آرزو مند است که توسط همین جمع قبول شود واضیح است که امنیت فزیولوژیکی دریک محیط اجتماعی تاثیری خوب دارد که از ضروریات قابل احترام یاد میشود چنانچه یک شخص در جمع تمایل واحترام و شناخت دیگران دارد که ضروریات محترم شمردن شخص احساس اعتماد به او ، پرستیژ ، قوت و کنترول وی را تقویت می کند. 2- ضروریات تبارز شخصیت : این یک آرزوی بزرگ و قوی است که شخص می خواهد چیزی باشد که قدرت توانائی آنرا دارد و توسط همین توانائی به هدف خود می رسد. در زندگی واقعی ما ضروریات اساسی خود را درک و احساس کرده برای رفع آن تا سرحدی که قناعت ما را فراهم کند می کوشیم در رابطه به این مطلب دو تیوری از دانشمند مسایل اداری موجود است. 1- شرایط عارضی و زمینه وظیفه که شامل معاش ، امنیت وظیفوی ، شرایط کار عمل کرد کمپنی با دفتر، طرق سرپرستی ، نوعیت ارتباطات شخصی بین اعضای دفتر یا عضو بالاتر و رهبر که همین شرایط را به نام معیار های تامین اجتماعی نیز نامیده است. 2- شرایط ذاتی یا باطنی که شامل انجام دادن کار های اداره تشخیص مسولیت کاری ، مشورت و خود کاری و احتمالات انکشاف آن می باشد و همچنان بر انگیختن کارمندان را Motivation می نامند. افهام و تفهیم در محل کار : ارتباطات عبارت از پروسه انتقال پیام از یک شخص به شخص دیگر میباشد کمونیکیشن Communication یک لغات لاتینی بوده که مفهوم آن سهیم شدن معلومات یا اطلاعات بوده و معمول ترین و سیله ارتباط زبان می باشد. پروسه ارتباطات : در پروسه ارتباطات فرستنده پیام چینل و دریافت کننده و جواب میباشد عواملی که باعث ضعف در پروسه ارتباطات میگردد عبارت است . Ø خصلت شخصیت فرستنده و دریافت کننده Ø پیچیده گی ارتباط غیر رسمی Ø شبکه سازمانی این موانع با رمز درآوردن پیام ، در نظر گرفتن اهداف توقعات دریافت ویا انتقال این از طرف چینل مناسب می تواند برطرف شود افهام شفاهی قیافه شخصی مشخصات فزیکی حرکات بدنی و حالت ظاهری نقش قاطع در ایجاد ارتباطات موفق دارد. ارتباطات با اشخاص ما فوق : Ø از کار خود او را واقف سازید . Ø در سدد مشوره اش باشید. Ø پیشنهاد غرض بهبود بدهید. Ø هدایت بگیرید. Ø هدایت را توضیح دهید ارتباط با زیر دستان Ø هدایت بدهید Ø زمینه آموزش را آماده سازید Ø کار شان را ارزیابی کنید Ø از ایشان نتیجه کار یا فید بک را دریافت کنید رهنمائی های ارتباطی در اداره : هدایات غرض سرو کار با ارتباطات : Ø یک پلان داشته باشید فکر بکنید که روی چی علت می خواهید در این موضوع خاص ارتباط بگیرید پس راه عالی را غرض تفهیم پلان در نظر داشته باشد . Ø تنهاچیزی که شما می خواهید کافی نیست بلکه باید یک مفکوره منطقی تعقیب شود Ø پیام را از نقطه نظر دریافت کننده انکشاف دهید نه کوشید که دریافت کننده را با لغات مشکل و کلام نامانوس تحت تاثیر قرار بدهید. Ø به خاطر داشته باشید که اگر پیام فهمیده نه شود افهام و تفهیم درست صورت نه گرفته است Ø بهترین شیوه را غرض رسانیدن پیام برگزنید و گاه گاه تعادل شفاهی عالی است در دیگر اوقات یک یاداشت تحریری عالی تر ثابت خواهد شد. Ø برای جواب یا فید بک متوجه باشید ارتباطات تا زمانیکه شما نه فهمید که پیام شما واضیح فهمیده شده کامل نیست. Ø الویت شما ممکن هم مانند در یافت کننده تان نباشد ممکن ضرورت به چک کردن داشته باشید تا بدانید تا چیزی را که می خواهید انجام شود به صورت واقعی روی داده شود بی نهایت توجه نمائید که بعضی موضوعات به شما ممکن واضیح بوده شاید آن طور به کارگران نه خواهد بود. Ø شنونده خوب باشید (گوشدادن بهتر از شنیدن است ) Ø وقتیکه ما پیام فرستنده را درست بفهمیم آن وقت ارتباط واقعی آغاز میشود. در میان تمام انواع ارتباط نامه معمول ترین به شمار میرود به آسانی موافق خواهید بود تا یک نامه بنویسید . نسبت به این که یک پروپوزل تخنیکی و یا ورق علمی یا گزارش بنویسید . نامه گذاری یکی از وسایل عمده به شمار میرود کسانیکه از شما فاصله دارند با وجود راه های مستریح و راحت نامه بسیار با اهمیت است و این مطلب در مسایل تجارتی بسیار محسوس است . ارتباطات اداری : خصوصیات ارتباطات در یک اداره قرار ذیل است 1- ارتباطات شکل عمودی یعنی از بالا به پائین 2- ارتباط به شکل افقی 3- شبکه ارتباطی 4- ارتباط غیر رسمی 1- ارتباط عمودی : ارتباطی را گویند که از بالا به پائین به واسطه احکام های تعین شده رسمی و ساختمان اداری همان سازمان صورت میگیرد ارتباط عمودی مرکب از ارتباط نزولی سعودی میباشد. ارتباط به جناح بالا ( سعودی ) : در برگیرنده این نوع ارتباطات می باشد که ارسال پیام های زیردستان به بالا یا به آمرین است . بعنی سلسله مراتب به اشخاص بالا رتبه و سوپروایزران صورت می گیرد در اداره پنج نوع معلومات به این طور داخل ارتباط میشود. Ø محضلات و استثنات Ø پیشنهادات برای رشد و ترقی Ø راپور کار Ø انتقادات و مخالفت ها Ø گذارشات مالی و محاسبوی چینل هائیکه در این ارتباط از آنها استفاده میگردد. Ø سیستم آزادانه نظریات Ø پرسش نامه ها Ø شخص مسول ( انتقادات ) Ø جلسات خاص شناخت مکاتیب اداری مکتوب در مفهوم کلی : مکتوب یا نامه در لغت به معنی نوشته ، کاغذ نوشته شده و همچنان ورقه ئی که روی آن مطالبی که خطاب به کسی و در عرف عام بیشتردر مراسلات و مکاتبات اعم از اداری و غیر اداری استعمال می شود . نامه در اصطلاح عبارت از مکاتباتی که با هدف معین و مشخص فی مابین اشخاص حقیقی یا حقوقی و همچنین بین اداره ها به منظور برقراری ارتباط مبادله میگردد. گرچه معنی و مفهوم نامه های اداری در تعریف فوق به نحوی بیان شده است اما بنا به خصوصیات خاص آن میتوان جداگانه آنرا مورد بررسی قرار داد مکاتیب اداری به گونه های زیادیتعریف شده است با الهام از همه تعاریف به این نتیجه می رسیم که کلیه مکاتیب که در داخل اداره یا خارج اداره در باره انجام کارهای اداری مبادله می گردد نامه اداری یا مکتوب اداری نامیده میشود ویا نامه اداری را میتوان چنین تعریف کرد. · هر نوشته ئی که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده به عنوان وسیله ارتباط در داخل وزارت خانه یا موسسه مورد استفاده قرار گیرد اصطلاحآ مکتوب اداری نامیده میشود. قواعد مکتوب نویسی A. ادب و نزاکت : ادب ، درد ورنج یک معلومات نا خوش آیند را تسکین می بخشد . حسن نیت را ایجاد میکند و جواب مساعد را فراهم مینماید باید همیشه در نوشته های خود نزاکت رادر نظر بگیریم اگر شما یک نامه شدید اللحن را دریافت می نمائید نه باید عصبانی شوید و بگوشید که متقابلآ پاسخ نه دهید یک جواب مودبانه بدهید حسن نیت یک سرمایه بزرگ برای یک شخص ویا یک موسسه بوده و رعایت ادب و نزاکت در نامه گذاری یکی از مهم ترین کار ها به شمار میرود. B. رهنمائی عمومی : ما از دریافت یک تعداد پیشنهادی که از مراجعین خود دریافت می نمائیم خوشنود می شویم. C. فشرده نویسی : وقتیکه یک شخص را ملاقات می کنید بعد از سلام مستقیمآ در موضوع داخل میشوید همین کا را در نوشتن یک نامه نیز در نظر بگیرید پیام تانرا در اثر درهم وبرهی (نابه سامانی )لغات از دست نه دهید مهم است تا از درآز نویسی خوداری نموده و مستقیم و فشرده بنویسد. ختم یا شکل وصفی : در اخیر نامه از استعمال فعل جاری ویا از عبارات وصفی بپرهیزید زیرا این ها اصطلاحات و روش کهنه میباشد و کوشش نماید که در نامه های تان جوابات مثبت و مستقیم باشد از جوابات غیر مستقیم خود داری نمائید. انحرافی وغیر مستقیم ماشما را کمک کرده نمی توانیم و گرنه.. به شکایت ما توجه نه نموده اید ! مثبت و مستقیم ماخوش خواهیم بود که شما را کمک کنیم لطفآ به شکایت ما رسیده گی کنید واضیح نویسی : ( ارسیون ) باری گفت به خاطر نوشتن خوب در هر لسان یک شخص باید مثل مردم عادی صحبت کند مثل اشخاص عاقل فکر کند این نصحیت هنوز هم صدق میکند یک اصطلاح ساده و فکر واضیح در خوب نوشتن خیلی ها رول عمده دارد هر چیز ویا هر مشکلی که داشته باشید میتوانید به شکل خیلی ها ساده آنرا بنویسد خواننده مشکل در درک منظور تان نه داشته باشد و تا میتوانید به وضاحت بنویسید و این یگانه میتود درست میباشد زیرا در هر نامه شما چیزی برای گفتن دارید باید آنرا به وضاعت بگوئید ذیلآ موضوعات که شما را در نامه نویسی کمک میکند تحریر گردیده است. Ø ساختمان طرح . Ø عناصر ساختار یک ساختمان . عناصر ذیل معمولآ ساختمان یک نامه را تشکیل میدهد. Ø عنوان Ø تاریخ Ø مرجع آدرس داخل : 1- خط توجه یا سر لوحه 2- سلام 3- عناوین ( به گیرنده نامه و از فرستنده نامه ) 4- موضوع ( محتویات ) 5- مقدمه 6- متن 7- اصل پیام 8- ختم یا پایان نامه 9- امضا 10- علامه های شخصی یا شناسائی در مکتوب 11- ضمیمه عنوان : اکثریت موسسات تجارتی از مکتوب چاپ شده غرض مکاتبه استفاده می کنند این مکاتیب نشان دهنده نام آدرس نمبر تیلفون ، تیلگراف ، ایمیل و غیره میباشد . عناوین نامه در مکاتبات اداری بسته گی به مخاطب فرستنده و موضوع نامه دارد انتخاب عنوان صحیح و آغاز منطقی اثر در خوننده خواهد گذاشت . عنوان مناسب مخاطب را وادار می کند که نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جواب منطقی و مناسب به آن بدهد چنانچه در انتخاب عنوان نامه دقت کافی به عمل نه آید این امکان وجود دارد که مخاطب در همان نگاه اول نسبت به نگارنده یا امضا کننده حالت مخالفت را به خود بگیرد که مسلمآ نتیجه مطلوب حاصل نه خواهد شد بنابرین در انتخاب عنوان باید کاملآ دقت کرد تا عناوین انتخاب شده موثر و مفید واقع گردد. سابقآ در نامه از جملات که مبین نام دفتر ویا واحد مخاطب بود در شروع نامه ها استفاده می شد . مثلآ نوشته می شد که اداره محترم کارتوگرافی یا ریاست محترم یا وزارت ........ بعضی از این عناوین به طور ناخواسته حالت استهزار را به خود گرفته که در مجموع نه تنها عنوان نامه را نا رسا می سازد بلکه اصل موضوع را فدای تعارف بی ارزش و پوچ می سازد به طوریکه نامه تاثیر خود را از دست می دهد برای رفع این مشکل از شیوه جدید باید کار گرفت که ( از ، به ، موضوع استفاده کرده میشود.) تنظیم متن مکتوب : به طور کلی متن هر نامه اداری از سه قسمت متمایز از یک دیگر تشکیل می شود این سه قسمت اجزای عمده یک مکتوب را می سازد که قرار ذیل است . 1- مقد مه : 2- پیام اصلی : 3- اختتام مطلب و نتیجه گیری : مقد مه : در لغت کلیعه ( پیشگفتار) و در اصطلاح نگارش و مکتوب نویسی عبارت از سر آغاز و یا آنچه که در ابتدائی هر نوشته آورده میشود . بدون شک تمام نامه ها به خصوص مکاتیب اداری باید مقدمه در آغاز داشته باشد بیان مقدمه معمولآ بسته گی به صلیقه به ذوق نویسنده دارد. نویسنده در مقدمه کوتاه یا مفصل که در آغاز نامه عنوان می نمائید ذهن خواننده را به دریافت پیام آماده ساخته و از طرفی وی را در دست یابی به وابق کمک می نماید هدف از مقدمه این است که باید در نیل به آن کوشش کرد. بنابراین مقدمه باید به نیاز خواننده ویا گیرنده طرح و عنوان گردد. در برخی از نامه ها که سابقه می داشته باشند نمبر وتاریخ قبلی نامه میتوان به عنوان مقدمه مورد استفاده قرار گیرد.زیرا از طریق آن دریافت کننده نامه سوابق قبلی را مورد مطالعه قرار داده و سهولت نسبت به آن جواب تهیه می نماید اما مکاتیب که در آن مشکلات قانونی به اساس لزوم اداری لازم است که مورد اول ، شماره ، ماده و عنوان قانونی مورد نظر گرفته شود ویا این که پس از ذکر عنوان قانونی و شماره و ماده اصل آنرا در داخل علامت " ......" نوشته شود. پیام اصلی : منظور از پیام اصلی همان چیزی است که نامه برای انتقال آن ارسال می گردد بنابراین با اهمیت ترین قسمت متن میباشد شایان ذکر است که موقعیت یا عدم موفقیت نگارنده نامه در گرو تنظیم و تدوین صحیح همین قسمت است چی بسا نامه هایکه در اداره مبادله میشود به دلیلی نارسائی این قسمت بدون اثر و نا مفهوم بوده و حتی در پاره از موارد اثر منفی به جای گذاشته است نا مفهوم بودن پیام باعث ایجاد مکاتبات اضافی شده در نتیجه مقدار زیادی وقت و قرطاسیه بدون دلیل مصرف میگردد. واز طرف دیگر خسارات انگفت را به بار خواهد آورد از آنجائیکه مکتوب یکی از مهم ترین وسیایل ایجاد ارتباط در اداره وادارات شناخته شده است شایسته است که به بهترین وجهه به نوشته تحریر در آید در این مورد ساده نویسی توصیه میشود زیرا ساده نوشتن تفهیم را امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم می کند منظور از ساده نویسی تدوین نامه های عامیانه و خالی از مفاهیم علمی نیست بلکه مراد استفاده نه کردن لغات دور از ذهن و متروک و کنایه و اصطحار های پیچیده است نامه های اداری آنچنان باید تهیه شوند که به راحتی مظور و هدف پیام دهنده را باز گو کند و خواننده پس از مطالعه آن چی را که مراد نویسنده بوده است به طور کامل دریابد بنابراین بهترین راه در مکتوب نویسی اداری پرداختن موضوعات اصلی و توضیحات لازم پیرامون آنها است فضل فروشی و حاشه پردازی و درج مطالب غیر ضرور در نامه ها باعث ابهام و کم اثر شدن آن میگردد. اختتام و نتیجه : مکتوب های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرد ولی آنچه که در پایان مکتوب بیشتر به چشم می خورد نشان دهنده و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام در خواست و ارسال پاسخ است و از طرف دیگر بهتر است که در نامه های جوابیه نتیجه چی مثبت باشد و چی منفی کاملآ مشخص گردد و از بکار بردن کلمات مبهم و پیچیده خود داری شود. بررسی پیش نویس : بعد از آنکه پیش نویس به ترتیب که گفته شد تهیه گردید لازم است قبل از تیپ یا کمپیوتر نمودن مورد بررسی قرار گیرد این بررسی برای اصول اطمینان از کفایت و کارائی و تاثیر مطلوب طرح شده است در مورد پاسخ نامه ها میتوان نامه واصله را با پیش نویس نامه ئی جوابیه تهیه شده مقیسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون کدام نقص بوده و به تمام سوالات یا درخواست های فرستنده نامه پاسخ گفته شده است یا خیر . برای ارزیابی پیش نویس میتوان از فهرست بررسی ( چک لست ) استفاده کرد. وبر اساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود در فهرست بررسی پیش نویس سوالاتی مطرح میگردد که برسی پاسخ آنها نمایان گر کفایت و یا عدم کفایت پیش نویس است سوالات مطروحه در فهرست بررسی بسته گی به صلیقه نویسنده و خواست اداره داردکه قبلآ می باید تهیه شده و در جای مناسبی قرار داده شود به این ترتیب تهیه کننده پیش نویس می تواند از طریق آن مطالب نوشته شده را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهد و در صورت اصلاحاتی در آن به عمل آورد. توصیه های لازم در مورد پیش نویس : 1- پیش نویس باید با خط خوانا نوشته شود. 2- از کاغذ مناسب استفاده شده بهتر است از کاغذ های به همین منظور در ادارات دولتی تهیه گردیده استفاده شود. 3- هر گاه پیش نویس زیاد از حد معمول اشتباه داشته باشد باید دوباره تحریر گردد. 4- سعی گردد هماهنگی بین لحن و موضوع نامه وجود داشته باشد . 5- نقطه گذاری به خوبی در آن رعایت و به کار برده شود. دستورالعمل دستورالعمل از دوکلمه تشکیل شده است ( دستو و عمل ) باید گفت که رواج ( کاربرد ) این کلمه سابقه طولانی و تاریخی دارد که بعدآ لغت دستوالعمل به شکل رسمی در سیستم اداری مورد استفاده قرار گرفت لغت دستورالعمل در حال حاضر مترادف کلمه های شیوه یا میتود قرار گرفته است در اصطلاح عبارت از انجام کار به شکلی که اجرای آن به صورت مکتوب تدوین و به اساس موازین خاص برای اجرا به وسیله مقامات صالحه و در حدود وظایف و مسولیت ها و مامورین به متصدیان زی ربط ابلاغ گردد. شیوه : Method : معادل لغت میتود آماده است در لغت راه ، روش ، طریقه ، قایده ، خوی ، عادت ، قانون ، تعبیر گردیده است در اصطلاح اداری عبارت از جزئیات و مراحل انجام دادن یک کار شیوه کار نحوه انجام دادن عملیات یا مراحل انجام دادن کار را مشخص می کند. روش : در فارسی به جای کلمه Procedure ( پروسیجر ) قرار گرفته است از تشریح جزئیات و مراحل که برای اجرای تمام ییا قسمتی از یک سیستم انجام میشود اطلاق میگردد به عباره دیگر اجرای هر سیستم نیاز به دستورالعمل های است که حدود و وظایف میزان مسولیت ها و نحوه انجام دادن فعالیت های گوناگون را مشخص میکند. امضأ : رکن اساسی هر نامه امضای آن میباشد مکتوب بدون امضأ سندیت ندارد و نمی تواند در جریان کار اداری قرار گیرد بنابراین مسولیت نهائی هر مکتوب با فرد یا مقام اداری است به وسیله وی امضأ میشود در اینجا منظور از مشخصات امضأ کننده مشخصات اداری و فردی شخصی است که مکتوب را امضأ میکند و عبارت است از نام ، نام فامیلی و موقف تشکیلاتی نوشته میشود امضأ معمولآ در اختتام مکتوب درج و مزین میشود. ضمائیم: اگر چندین نامه باهم ضمیمه شوند باید روی خط ضمیمه دوفاصله پائین علایم شخصی یا شناسائی تایپ شود پنج مرحله غرض پلان یک نامه وجود دارد. 1- دقت خاص غرض ترتیب و تنظیم نمودن نامه . 2- از خود بپرسید که منظور واصل نامه چیست ؟ 3- معلومات مربوط را جمع آوری نمائید. 4- مواد جمع آوری شده را به شکل منطقی ترتیب کنید. 5- محتویات درست را انتخاب کنید. همچنان کوشش شود که در جواب یک نامه تمام جزئیات ذکر شده تا هیچ نوع ابهام در اجرای کار به میان نه آید. تاریخ : بعضی مکاتیب سرنامه های چاپ شده دارند که مکان و تاریخ در آن درج میگردد در بعضی از مواقع تایپست طرف راست را غرض درج تاریخ انتخاب می نمائید که دوفاصله پائین خط آخری سرنامه چاپی تایپ شود که مشتعمل به تاریخ روز ماه و سال میباشد. مثلآ : 2- حمل - 1384 ویا .20/01/1384